- AssistenteStudio dentistico Ferri, sono l’assistente virtuale dello studio. Come posso aiutarla?
- PazienteBuonasera, dovrei spostare la pulizia di giovedì.
- AssistenteCerto, signora Conti. Ho libero venerdì alle 9:30 oppure lunedì alle 17:00.
- PazienteVenerdì alle 9:30 va benissimo.
- AssistenteFatto. Le mando la conferma su WhatsApp. Buona serata!
Agenzia AI per studi dentistici
Il vostro studio risponde sempre. Anche quando siete alla poltrona.
OpenSwarm installa e gestisce uno sciame di agenti AI che risponde al telefono, fissa e conferma gli appuntamenti, richiama i pazienti per i controlli. La segreteria lavora senza interruzioni continue e l’agenda resta piena.
- Server UE
- GDPR art. 9
- AI Act art. 50
- Legge 132/2025
Gio 22Ven 23Lun 269:00GalliMoro9:30Conti · igieneRiva10:00Conti · igieneRossi · controlloSalaFontana10:30Neri11:00CostaBruno
Conferma: venerdì 23 ottobre, ore 9:30, igiene con la dott.ssa Ferri. Risponda 1 per confermare.
1
Si è liberato un posto giovedì alle 10:00 per il suo controllo. Le interessa?
Sì, perfetto, grazie!
- 19:42Voxappuntamento di Conti spostato a ven 9:30
- 19:42Mexconferma inviata su WhatsApp
- 19:43Mexgio 10:00 offerto a 3 pazienti in lista d’attesa
- 19:51MexRossi ha accettato: posto riassegnato
Il problema
In uno studio dentistico la reception fa tre lavori nello stesso momento. Accoglie chi entra, risponde al telefono, insegue chi non ha confermato. Uno dei tre resta indietro, e quasi sempre è il telefono.
Una chiamata persa raramente richiama. Il paziente nuovo prova il numero successivo su Google, quello abituale rimanda la pulizia. OpenSwarm prende tutto il lavoro ripetitivo e lo affida a un gruppo di agenti AI che non mette mai in attesa. La vostra segreteria resta, con più tempo per chi è in sala.
38%
delle chiamate in arrivo resta senza risposta in un gruppo odontoiatrico di 26 sedi analizzato per un mese.
Fonte: Peerlogic, analisi di 4.280 chiamate in un gruppo odontoiatrico di 26 sedi, febbraio 2026
7 su 10
italiani hanno fatto una seduta di igiene professionale negli ultimi 12 mesi: un richiamo ogni sei mesi da non perdere.
Fonte: Key-Stone per DentalPro, campione di 10.182 italiani over 20, ottobre 2025
430 €
la spesa media annua dal dentista per paziente nel 2025. È il valore di partenza del nostro calcolatore.
Fonte: Key-Stone per DentalPro, campione di 10.182 italiani over 20, ottobre 2025
La suite
Tre agenti. Il resto lo fanno i dati.
Vox risponde, Mex scrive, Scribe annota. Ogni conversazione diventa un dato ordinato, e da quei dati partono richiami e recensioni senza che nessuno debba ricordarsene.
- 01
Vox
Voce · centralino
Risponde a ogni chiamata in italiano naturale, giorno e notte. Prenota, sposta e disdice sull’agenda, dà orari e indicazioni, passa la linea alla segreteria quando serve.
- Si presenta sempre come assistente AI
- Riconosce le urgenze e le inoltra subito
- Nessuna attesa, nessun menu a tasti
Raccoglie- motivo della chiamata
- appuntamento
- recapiti
- 02
Mex
Messaggi · WhatsApp e SMS
Conferme, promemoria a 48 e 24 ore, istruzioni prima e dopo gli interventi. Quando qualcuno disdice, offre il posto liberato a chi è in lista d’attesa.
- Conferma con una sola risposta
- Posti liberi riassegnati dalla lista d’attesa
- Testi scritti con il tono dello studio
Raccoglie- conferme
- disdette
- preferenze di orario
- 03
Scribe
Note cliniche
Trascrive il colloquio di anamnesi e prepara la bozza della nota. Il medico rilegge, corregge e firma: la decisione clinica resta sempre sua.
- Bozza pronta a fine seduta
- Terminologia odontoiatrica
- Nulla entra in cartella senza il medico
Raccoglie- trattamenti eseguiti
- piani di cura
- prossimo controllo
VoxMexScribe
I dati dello studio
Chi ha chiamato e perché, cosa ha fatto in poltrona, quando deve tornare. Tutto ordinato nel vostro gestionale.
Richiami
Scribe registra il trattamento e la data del prossimo controllo, Vox e Mex sanno chi ha un preventivo in sospeso. Quando arriva il momento, il richiamo parte da solo.
Recensioni
A seduta conclusa Mex chiede un parere. Chi è soddisfatto riceve il link per la recensione, chi ha avuto un problema arriva prima a voi.
Come lavoriamo
Un’agenzia, non un software da installare.
Gli strumenti AI ormai li vendono in tanti. Quello che manca agli studi è qualcuno che li metta a punto, li controlli e ne risponda. Noi facciamo questo, in quattro passi.
- 01Settimana 1
Audit
Misuriamo chiamate perse, fasce orarie scoperte, disdette e richiami arretrati. Ricevete un report con i numeri del vostro studio, anche se poi decidete di non partire.
- 02Settimane 2 e 3
Configurazione
Scegliamo voce, listino, regole dell’agenda e tono dei messaggi. Colleghiamo gestionale, centralino e WhatsApp Business, senza cambiare gli strumenti che usate.
- 03Settimana 4
Avvio affiancato
Gli agenti lavorano con la segreteria accanto. Rileggiamo le conversazioni finché le risposte non sono quelle che dareste voi.
- 04Ogni mese
Gestione continua
Monitoriamo ogni giorno, miglioriamo ogni mese, vi diamo un referente che conosce lo studio. Il report mensile dice quante chiamate, appuntamenti e richiami sono passati dagli agenti.
| Software AI fai da te | OpenSwarm, gestito | |
|---|---|---|
| Configurazione iniziale | A carico dello studio | La facciamo noi, sul vostro modo di lavorare |
| Voce e risposte | Modelli generici | Scritte con il vostro listino e i vostri casi |
| Collegamento al gestionale | Da verificare da soli | Verificato nell’audit, prima di firmare |
| Controllo delle conversazioni | Nessuno | Ogni giorno, con correzioni rapide |
| Norme (GDPR, AI Act, Legge 132) | Responsabilità vostra | Documentazione e nomina a responsabile pronte |
| Se qualcosa non va | Ticket a un call center | Un referente con nome e numero |
Calcolatore
Quanto vale il telefono che squilla a vuoto?
Spostate i cursori con i numeri del vostro studio. Il calcolo è volutamente semplice, così potete rifarlo a mano.
chiamate × senza risposta × nuove prenotazioni × non richiamano × valore × 21 giorni × 12 mesi
Valore di partenza 430 €: Key-Stone per DentalPro, campione di 10.182 italiani over 20, ottobre 2025. Quota senza risposta osservata in un gruppo di 26 sedi: 38% (Peerlogic, 2026); qui partiamo da 20%.
Privacy e regole
I dati dei pazienti sono dati sanitari. Li trattiamo così.
Server nell’Unione Europea
Telefonia, trascrizioni e modelli girano su infrastruttura in UE. Nessun trasferimento fuori dall’Unione senza garanzie scritte.
Responsabile del trattamento, per iscritto
Prima dell’avvio firmiamo la nomina ex art. 28 GDPR e vi consegniamo l’elenco dei sub-responsabili. I dati sanitari restano categoria particolare (art. 9).
Regolamento UE 2016/679 (GDPR), art. 9: categorie particolari di dati
Il paziente sa che parla con un’AI
L’assistente si presenta come tale a ogni chiamata e a ogni messaggio, come chiede l’art. 50 dell’AI Act, in vigore dal 2 agosto 2026.
Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), art. 50: obblighi di trasparenza in vigore dal 2 agosto 2026
Il medico decide, l’AI aiuta
Nessuna diagnosi e nessun consiglio clinico al telefono. Le note di Scribe sono bozze che il medico approva, in linea con la Legge 132/2025.
Legge 132/2025 sull’intelligenza artificiale, in vigore dal 10 ottobre 2025
Una persona sempre raggiungibile
Il paziente può chiedere un operatore in qualsiasi momento. Le urgenze vengono passate subito al numero che indicate voi.
I vostri dati non addestrano nessuno
Le conversazioni servono solo al vostro studio. Non vengono usate per addestrare modelli, nostri o di terzi.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono i titolari.
I pazienti capiscono che stanno parlando con un’intelligenza artificiale?
Sì, sempre. L’assistente si presenta come assistente virtuale dello studio all’inizio di ogni chiamata. È un obbligo dell’AI Act ed è anche una questione di fiducia: chi preferisce una persona può chiederla in qualsiasi momento.
Cosa succede se l’assistente non sa rispondere?
Prende nota della richiesta, avvisa il paziente che lo richiamerete e lascia alla segreteria un riepilogo pronto. Se la chiamata riguarda un’urgenza, la passa subito al numero che ci indicate.
Dobbiamo cambiare gestionale o centralino?
No. Lavoriamo con gli strumenti che avete. Nell’audit verifichiamo come collegarci al vostro gestionale e al vostro numero di telefono, e lo mettiamo per iscritto prima di partire.
In quanto tempo si parte?
In genere quattro settimane dal primo incontro: una per l’audit, due per la configurazione, una di avvio affiancato. Si può partire anche da un solo agente, di solito Vox, che risponde al telefono.
La segreteria verrà sostituita?
No. Gli agenti prendono il lavoro ripetitivo, come conferme, spostamenti e richiami. La segreteria ha più tempo per i pazienti in sala, per i preventivi e per le situazioni delicate, dove una persona fa la differenza.
Dove finiscono le registrazioni e le trascrizioni?
Su server nell’Unione Europea, per il tempo concordato con voi e indicato nella nomina a responsabile del trattamento. Non vengono usate per addestrare modelli.
Quanto costa?
Un canone mensile legato agli agenti attivi e al volume dello studio, definito dopo l’audit, quando i numeri sono sul tavolo. L’audit di 14 giorni è gratuito e senza impegno.
Contatti
Sentite come risponderebbe il vostro studio.
In 20 minuti di demo vi facciamo ascoltare l’assistente con il nome del vostro studio, poi vi proponiamo l’audit gratuito di 14 giorni sulle chiamate perse.
- Demo con la voce e il listino del vostro studio
- Audit di 14 giorni, gratuito e senza impegno
- Report con i vostri numeri, anche se non partite
Oppure scriveteci: info@openswarm.it